Bordereaux de commissions : comment les suivre sans erreur

Pour un cabinet de courtage, le chiffre d'affaires n'arrive pas sous forme de factures, mais de bordereaux : des relevés envoyés par chaque compagnie ou plateforme, chacun dans son format, à sa fréquence. Tant que le cabinet est petit, un tableur suffit. Dès qu'il y a plusieurs compagnies, plusieurs commerciaux et des reversements, les écarts passent inaperçus.

Qu'est-ce qu'un bordereau de commissions ?

C'est le relevé par lequel une compagnie, un grossiste ou une plateforme indique au courtier les commissions qu'elle lui doit sur une période. On y trouve en général la liste des contrats concernés, le client, le produit, la prime de référence, le taux appliqué et le montant de commission. Le paiement suit, par virement, à une date qui ne coïncide pas toujours avec celle du bordereau.

Quels types de commissions faut-il distinguer ?

• Les commissions d'apport ou d'acquisition, versées au titre de la souscription — parfois de façon précomptée, c'est-à-dire en avance sur la première année.
• Les commissions récurrentes, versées tant que le contrat reste en vigueur.
• Les commissions sur encours, en épargne et assurance vie, calculées sur les sommes gérées.
• Les reprises de commissions, quand un contrat payé en précompte est résilié avant terme : la compagnie récupère tout ou partie de ce qu'elle avait avancé.

Les conditions exactes — taux, assiette, précompte, reprise — dépendent de chaque convention de courtage. C'est la convention qui fait foi, pas l'habitude.

Sur quelle base la commission est-elle calculée ?

Le plus souvent sur la prime hors taxes, c'est-à-dire sans les taxes sur les conventions d'assurance qui s'ajoutent à la prime payée par le client. Or le client, lui, connaît sa prime TTC. Confondre les deux suffit à fausser un prévisionnel : un tableau qui applique le taux de commission à la prime TTC surestime systématiquement ce que le cabinet va toucher.

Comme le taux de taxe varie selon le type de contrat, la bonne pratique est de l'enregistrer par produit, une fois pour toutes, et de laisser l'outil faire la conversion TTC vers HT.

Comment rapprocher bordereaux et encaissements ?

Le rapprochement se fait à trois niveaux, et c'est à chaque niveau que se cachent des écarts différents.

• Contrat signé ↔ ligne de bordereau : chaque contrat signé doit finir par apparaître. Un contrat absent depuis plusieurs mois est soit mal rattaché à votre code courtier, soit pas encore en vigueur, soit oublié.
• Ligne de bordereau ↔ taux attendu : le taux appliqué doit correspondre à votre convention. Un taux plus bas sur un produit, répété sur des dizaines de contrats, pèse lourd sur l'année.
• Bordereau ↔ virement : le montant total doit être effectivement arrivé sur le compte du cabinet. Un bordereau reçu n'est pas un bordereau payé.

Ce dernier point justifie à lui seul un statut « payé » distinct du statut « reçu » : c'est la seule façon de savoir ce qui reste dû par compagnie.

Comment calculer ce que l'on reverse aux commerciaux ?

Dans la plupart des cabinets, le commercial touche une part de la commission effectivement encaissée, pas de la prime. Deux complications reviennent constamment : les taux qui diffèrent d'un commercial à l'autre, et les affaires signées à plusieurs.

• Fixez le taux de reversement par commercial, et gardez-le confidentiel : chacun voit sa rémunération, pas celle des autres.
• Pour une affaire signée en duo ou en trio, répartissez le chiffre d'affaires et la commission par parts, en pourcentage, dès la signature.
• Calculez le reversement sur ce qui est encaissé, pas sur ce qui est attendu : sinon vous avancez de la trésorerie sur des commissions qui peuvent faire l'objet d'une reprise.
• Produisez un récapitulatif par commercial et par période, que le comptable peut valider tel quel.

Pourquoi relier les bordereaux aux échéances ?

Parce qu'une commission récurrente n'existe que si le contrat est renouvelé. La date d'effet portée au bordereau donne la date anniversaire du contrat : c'est le moment de revoir le client, de vérifier que la garantie correspond toujours à sa situation et, souvent, de proposer un équipement complémentaire. Un cabinet qui suit ses échéances protège ses commissions de l'année suivante.

Quel circuit mettre en place dans le cabinet ?

Un circuit simple fonctionne mieux qu'un tableur partagé par tout le monde : le secrétariat saisit ou importe le bordereau, le comptable le contrôle et le valide, puis le marque payé à réception du virement. Les reversements aux commerciaux sont calculés à partir des seules lignes payées.

Ce que fait KREDEX sur les bordereaux

Le module Bordereaux & commissions est inclus à partir du plan Business. Il gère un taux de taxe par produit et calcule la commission sur la prime hors taxes, avec un convertisseur TTC vers HT ; un rôle comptable valide les bordereaux et les marque payés ; les taux de reversement sont réglés par commercial et restent confidentiels ; les affaires signées à plusieurs sont réparties par parts ; et un récapitulatif « à payer par commercial » est calculé sur les commissions encaissées. À la validation d'un bordereau, l'échéance du contrat est créée automatiquement, avec des rappels avant la date anniversaire.

Voir la page Fonctionnalités, la grille des tarifs ou la comparaison avec les autres outils.