Logiciel de gestion de cabinet de courtage : le guide

Tant qu'un courtier travaille seul, il peut tenir son activité avec un tableur, sa boîte mail et les extranets des compagnies. Dès qu'un deuxième commercial arrive, puis une assistante, puis un apporteur d'affaires, la question change de nature : il ne s'agit plus de suivre des prospects, mais de gérer un cabinet. Qui appelle qui, qui a conseillé quoi, quelle commission revient à qui, et comment le dirigeant voit-il l'ensemble sans tout ressaisir ?

Ce guide décrit ce qu'un logiciel de gestion de cabinet de courtage doit prendre en charge, au-delà du simple CRM commercial, et comment organiser le passage d'outils dispersés à un outil unique.

Qu'appelle-t-on un logiciel de gestion de cabinet de courtage ?

C'est l'outil central du cabinet : il réunit la relation commerciale (prospects, rendez-vous, relances), la gestion du portefeuille (clients, contrats, compagnies, échéances), la conformité (devoir de conseil, documents remis, signatures) et la rémunération (bordereaux, commissions, reversements). Il ne remplace ni les extranets des assureurs, où l'on tarifie et souscrit, ni le logiciel comptable. Il garde la trace de tout ce qui se passe autour.

Si vous cherchez d'abord un outil pour votre propre prospection, notre guide Logiciel courtier en assurance : ce qu'il doit vraiment faire est un meilleur point de départ. Celui-ci s'adresse aux dirigeants qui encadrent une équipe.

Pourquoi les outils dispersés finissent-ils par coûter cher ?

Chaque outil pris isolément fonctionne. Le coût apparaît aux jointures : le prospect noté dans le carnet d'un commercial qui part avec lui, le devoir de conseil rangé dans un dossier que personne ne retrouve, la commission versée par une compagnie mais jamais rapprochée du contrat, le rappel promis au client et oublié pendant les congés.

Le dirigeant, lui, pilote à l'aveugle. Pour savoir combien de rendez-vous ont été pris dans la semaine, il faut demander à chacun. Pour savoir ce qui est dû à un commercial en fin de mois, il faut reconstituer les signatures à la main. Ce temps-là n'est facturé à aucun client.

Quelles fonctions sont indispensables pour gérer une équipe ?

• Des rôles et des droits : un commercial voit ses fiches, un chef d'équipe celles de son équipe, le dirigeant tout le cabinet. Le secrétariat et le comptable ont leurs propres accès.
• Une répartition claire des prospects : listes attribuées, rotation pour éviter que deux commerciaux appellent le même numéro, historique de chaque tentative.
• Un agenda partagé, avec des rendez-vous visibles par l'équipe et des rappels datés qui ne dépendent pas de la mémoire de chacun.
• Des objectifs et des statistiques par commercial : appels, rendez-vous, signatures, taux de transformation.
• Des affaires partagées : quand deux commerciaux signent ensemble, la répartition du chiffre et de la commission doit être prévue dès la saisie.
• Une messagerie interne et un espace d'entraide pour que les questions de l'équipe ne se perdent pas dans des messageries personnelles.

Le statut de vos commerciaux compte aussi : un mandataire qui exerce sous l'immatriculation du cabinet ne relève pas des mêmes règles qu'un courtier installé en propre. Les différences sont expliquées dans courtier indépendant ou mandataire d'un cabinet : quel statut choisir.

Comment le logiciel doit-il gérer le portefeuille clients ?

En courtage, un client n'est jamais un dossier clos. Il détient souvent plusieurs contrats, chez plusieurs compagnies, avec des dates d'effet différentes. Le logiciel doit donc présenter une fiche client complète : coordonnées, contrats en cours, primes, compagnies, échéances, documents signés et historique des échanges.

Les échéances sont le point le plus sensible : c'est à la date anniversaire que se jouent les renouvellements, les révisions de garanties et les ventes complémentaires. Nous y consacrons un guide entier : Relance clients en assurance : échéances et renouvellements.

Quelle place pour la conformité dans l'outil ?

Le dirigeant d'un cabinet répond du travail de toute son équipe. Il doit pouvoir vérifier que chaque souscription est précédée d'un recueil des besoins, d'une recommandation écrite et de la remise des documents d'information. Un bon logiciel rend ce contrôle possible sans ouvrir les dossiers un par un : un circuit où le commercial soumet son devoir de conseil, et où le secrétariat ou le dirigeant le valide ou le refuse.

Les détails réglementaires sont développés dans nos guides Devoir de conseil du courtier (DDA) et RGPD du courtier en assurance. La signature des documents, elle, est traitée dans Signature électronique du courtier en assurance.

Comment suivre commissions et reversements sans tableur ?

C'est souvent la fonction qui décide un dirigeant. Les bordereaux des compagnies arrivent dans des formats différents ; il faut les rapprocher des contrats signés, distinguer prime TTC et prime HT, puis calculer ce qui revient à chaque commercial ou apporteur selon son taux. Un logiciel de gestion de cabinet doit porter ce circuit de bout en bout : saisie du bordereau, validation, statut payé, récapitulatif par commercial. Notre guide Bordereaux de commissions détaille la méthode.

Faut-il un outil différent quand le cabinet a plusieurs agences ?

Pas forcément un autre outil, mais un outil qui sait cloisonner. Chaque agence doit voir ses propres données, le siège doit consolider l'ensemble, et les statistiques doivent pouvoir se lire par agence comme par équipe. C'est aussi à ce stade que se posent les questions de marque blanche ou d'espace dédié pour un réseau.

Comment réussir la bascule vers un nouvel outil ?

• Commencez par la reprise des données : contacts, clients et contrats existants, importés depuis vos fichiers CSV ou Excel. Un outil vide n'est jamais adopté.
• Fixez une date à partir de laquelle tout passe par le nouvel outil, sans période de double saisie qui s'éternise.
• Formez l'équipe sur ses gestes quotidiens (qualifier un appel, saisir un rendez-vous) avant les fonctions avancées.
• Donnez au dirigeant ses tableaux de bord dès la première semaine : c'est ce qui rend l'usage non négociable.
• Vérifiez la réversibilité : vous devez pouvoir exporter l'intégralité de vos données si vous changez d'avis.

Combien coûte un logiciel de gestion de cabinet ?

Méfiez-vous des tarifs par utilisateur : un cabinet qui recrute voit sa facture grimper au moment précis où il investit. KREDEX est facturé par cabinet : Starter à 149 € par mois jusqu'à 3 utilisateurs, Business à 399 € jusqu'à 15 utilisateurs, Premium à 699 € jusqu'à 50 utilisateurs et 10 agences, Enterprise sur devis pour les réseaux. Le détail des fonctions par plan est sur la page Tarifs, et la comparaison avec les autres solutions sur la page Comparatif.

Pour voir l'ensemble des modules, de la prospection au module administratif, consultez la page Fonctionnalités.