Digitaliser DER, lettre de mission et recueil des besoins

Avant chaque souscription, un courtier remet des informations, recueille des besoins, formule un conseil et fait signer des documents. Sur papier, ce circuit tient tant que le cabinet est petit. Dès que le volume augmente, il devient la première source d'oublis : un DER non remis, un recueil des besoins signé après le contrat, une recommandation introuvable le jour d'une réclamation.

Ce guide fait le point sur ce que les textes imposent vraiment, sur ce qui relève de la bonne pratique, et sur la façon de dématérialiser l'ensemble sans perdre la valeur de preuve.

Quelles informations remettre avant la souscription ?

L'article L. 521-2 du Code des assurances liste les informations que l'intermédiaire fournit avant la conclusion d'un contrat : son identité, son adresse, son immatriculation, les procédures de réclamation et le recours à la médiation, et le cas échéant l'existence de liens financiers avec des entreprises d'assurance. Il précise aussi s'il fournit un service de recommandation.

Le même article impose d'indiquer comment le contrat est fourni : obligation de travailler avec certaines compagnies, analyse d'un nombre limité de contrats, ou analyse impartiale d'un nombre suffisant de contrats offerts sur le marché. Il impose enfin d'indiquer la nature de la rémunération : honoraires, commission incluse dans la prime, autre type de rémunération ou combinaison. Si le client paie des honoraires, leur montant ou leur méthode de calcul lui est communiqué.

Dans la pratique, ces informations sont réunies dans un document d'entrée en relation, le DER. Le nom n'est pas imposé par le texte ; c'est le contenu et le moment de la remise qui comptent.

Que doit contenir le recueil des besoins ?

L'article L. 521-4 du Code des assurances impose au distributeur, avant la conclusion de tout contrat, de préciser par écrit les exigences et les besoins du client, sur la base des informations obtenues auprès de lui. Il doit lui fournir des informations objectives sur le produit, sous une forme compréhensible, exacte et non trompeuse, puis conseiller un contrat cohérent avec ces exigences et ces besoins, en précisant les raisons qui motivent ce conseil.

• La situation du client au jour du conseil : famille, activité, revenus, patrimoine dans la mesure utile au contrat.
• Ses objectifs et ses priorités, exprimés avec ses mots.
• Les garanties ou solutions envisagées, et celle qui est retenue.
• La motivation du conseil : pourquoi ce contrat répond à ces besoins.
• Les informations remises sur le produit, comme le document d'information normalisé (IPID) en assurance non-vie.

Ces précisions sont adaptées à la complexité du contrat proposé (III de l'article L. 521-4). Pour les contrats d'assurance vie et de capitalisation, l'article L. 522-5 ajoute des exigences propres, notamment sur la connaissance et l'expérience du client et sur ses objectifs d'investissement. Notre guide Devoir de conseil du courtier (DDA) propose une trame complète.

La lettre de mission est-elle obligatoire pour un courtier ?

Le Code des assurances n'impose pas, pour la distribution d'assurance, un document intitulé « lettre de mission ». Beaucoup de cabinets l'utilisent pourtant, parce qu'elle fixe par écrit l'étendue de l'intervention : ce que le courtier s'engage à étudier, pour quels risques, selon quelles modalités et, le cas échéant, contre quels honoraires.

Elle devient particulièrement utile lorsqu'une mission dépasse la simple souscription : audit de plusieurs contrats, étude pour une entreprise, accompagnement patrimonial. Elle évite les malentendus sur ce qui était compris dans la mission et ce qui ne l'était pas. Si vous facturez des honoraires, l'information sur leur montant ou leur méthode de calcul est de toute façon obligatoire avant la conclusion du contrat.

Peut-on remettre ces documents par voie électronique ?

Oui, sous conditions. L'article L. 521-6 du Code des assurances pose le principe d'une communication sur support papier, mais autorise un autre support durable lorsqu'il est approprié aux relations avec le client et que celui-ci l'a choisi après s'être vu proposer les deux modalités. Une communication par site internet est aussi possible, notamment si les informations sont adressées personnellement au client.

Concrètement, la dématérialisation commence donc par une question posée et tracée : le client accepte-t-il de recevoir ses documents par voie électronique ? Cette acceptation fait partie du dossier, au même titre que les documents eux-mêmes.

Quelle valeur a une signature électronique ?

Le Code civil reconnaît à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier, dès lors que l'auteur peut être identifié et que l'intégrité du document est garantie (articles 1366 et 1367). Une solution de signature électronique reconnue produit un fichier de preuve qui horodate chaque étape : envoi, consultation, signature.

C'est précisément ce qui rend la chronologie vérifiable : le DER et le recueil des besoins signés avant le contrat, et non le même jour par erreur dans le mauvais ordre. Les points d'attention sont détaillés dans Signature électronique du courtier en assurance.

Comment organiser le circuit documentaire dans un CRM ?

• Partir de la fiche client : les documents sont générés à partir des informations déjà saisies, sans ressaisie.
• Respecter l'ordre : DER et informations précontractuelles d'abord, recueil des besoins et conseil ensuite, contrat en dernier.
• Envoyer en signature depuis le dossier et suivre le statut sans quitter l'outil.
• Archiver chaque version signée dans le dossier du client, retrouvable des années plus tard.
• Dans une équipe, faire relire le devoir de conseil par une personne habilitée avant la souscription.

Que fait KREDEX pour ces documents ?

KREDEX génère et archive vos documents réglementaires au fil de la relation : DER, DIC, lettre de mission, adéquation, ESG et KYC, ainsi que les documents de conseil et d'entrée en relation. Vous les envoyez en signature électronique (Yousign ou DocuSign) et suivez leur statut sans quitter le CRM. Ces fonctions sont incluses à partir du plan Business, avec la vision patrimoniale 360° et le reporting client en PDF.

Le plan Premium ajoute le suivi du devoir de conseil de l'équipe : le commercial soumet son dossier, le secrétariat ou le dirigeant le valide ou le refuse. Voir les fonctionnalités et les tarifs. Pour la partie connaissance client et lutte contre le blanchiment, consultez Logiciel KYC et LCB-FT du courtier.